Как общаться в мессенджерах: свод правил деловой переписки

Средства коммуникации сегодня настолько разнообразны, что иногда сложно вспомнить, в каком именно канале связи вы общались с тем или иным человеком. Как организовать деловое общение в мессенджерах так, чтобы всем было комфортно? Уместно ли писать в “Вконтакте” по делам бизнеса? Почему цифровой этикет важен особенно сегодня и как его соблюдать? МТБлог собрал наиболее важные правила и рекомендации, которые помогут стать идеальным цифровым собеседником.

Если вы хотите, чтобы коммуникация была эффективной, то уважайте собеседника, цените его время и нервы.

Выберите один основной канал связи

Договоритесь на берегу: в каком именно мессенджере вам обоим будет удобно общаться. Для этого:

• Оба должны быть активными пользователями одного мессенджера (или быстро обучаемыми).
• Мессенджер должен отвечать задачам коммуникации. Например, если вам нужно будет часто созваниваться на планерках, то лучше подойдет Zoom, а если диалог заключается в быстрой передаче данных, то можно использовать Telegram.
• Канал связи должен быть доступен и безопасен для обеих сторон. Facebook уже заблокирован в России, а “Вконтакте” не совсем приватная сеть. В некоторых регионах определенные мессенджеры распространены. Это как культурные особенности, которые нужно учитывать.

Меньше голоса!

Если можно обойтись без аудиосообщений, то так и делайте.

Вы можете подумать, что аудиосообщение – это удобно и быстро, ведь его можно послушать даже в дороге. Но на самом деле далеко не у всех есть для этого возможность: нужны наушники, тишина, концентрация внимания.

А еще по голосовым сообщениям нельзя найти конкретную задачу через функцию поиска. Все важное лучше писать текстом. И лучше отдельным сообщением. Если без аудио никак, то резюмируйте текстом, о чем сообщение и зачем. Все то же касается и видеосообщений.

Грамотность

Старайтесь писать грамотно. Включите т9 и автопроверку на всякий случай. Не используйте сложные конструкции и слова, если не уверены в их правильном написании.

Неверное использование слов может искажать смысл, а грубые ошибки могут подорвать вашу репутацию. Особенно в деловых переписках, когда речь идет о документах и договоренностях.

Одно сообщение – одна мысль

Не надо писать сообщения по слову. Не надо отправлять в сообщении по смайлику или стикеру. Но и витиеватые лонгриды вашему собеседнику тоже не помогу вникнуть в суть вопроса и решить его. Пишите просто, коротко и по делу.

Помните, что каждое сообщение сопровождается уведомлением, будь то звук или подсветка экрана. Это отвлекает, а часто даже раздражает, поэтому не злоупотребляйте лояльностью собеседника, пока вас не замьютили (mute — установка в настройках “без уведомлений”).

Звонок – крайняя необходимость

Мы живем во времена, когда звук на телефоне всегда отключен, а на незнакомые номера принято не отвечать (из-за спама, мошенников и неприятных новостей). Если появляется необходимость сделать call (созвон), то сначала спросите разрешения: “Свободны ли вы для звонка в это время?”

Уточните, сколько времени займет звонок, заранее озвучьте темы, на которые нужно пообщаться. И только после согласования можно звонить. Так всем удобнее и call получается эффективнее.

Отвечайте оперативно

Игнорирование проблем не избавит от них. Молчание раздражает и может наводить панику. Если не можете ответить сейчас, то напишите, когда сможете предоставить ответ. Хотя бы примерно. Любая реакция лучше молчания.

Пользуйтесь возможностями мессенджера

• Упоминания. Если это групповой чат, то упоминайте того, кому адресовано сообщение. Команда @mention поможет ускорить коммуникацию, а все участники чата будут в курсе происходящего.
• Reply спасет во времена многозадачных переписок. На каждый вопрос давайте свой ответ. Вам несложно, а собеседнику приятно.
• Файлы. Если есть возможность отправлять контент файлами, то поступайте именно так.
• Треды. Еще одна полезная функция – треды. Отвечая на конкретное сообщение, можно начать отдельную ветку диалога и не потерять все сообщения по одной теме.
• Форматирование текста. Жирный шрифт акцентирует внимание, курсив может служить в качестве сноски.
• Поиск. Пользуйтесь поиском и пишите так, чтобы ваши сообщения можно было найти по ключевым словам или темам.
• Реакции – вместо тысячи слов. Эмодзи для этого и придуманы, чтобы многословно не описывать эмоции и чувства.

Пишите честно

Искренняя коммуникация ускорит достижение цели. Чем более прямо вы будете задавать вопросы, тем сложнее будет от них увиливать. Чем более точно поставлена задача, тем больше шансов ее скорейшего выполнения.

Меньше эмоций – больше сути

Временами кажется, что это невозможно. Но эмоции в деловой переписке ни к чему. Это упущенное время и возможные конфликты. Выдохните, напишите суть. Перечитайте. Если можно сократить, то обязательно сократите.

Это касается не только негативных эмоций. Лирические отступления, витиеватые высказывания и длинные пожелания здоровья и процветания тоже отнимают время. Если хотите, чтобы вас поняли быстро и точно, пишите кратко и по делу.

Спросите у собеседника

Вы можете соблюдать любые правила, но все равно раздражать или смущать собеседника. Чтобы всем было комфортно, нужно договариваться. Не знаете, как лучше? Спросите!

Задайте вопросы в начале общения:

• В каком мессенджере будет удобно общаться?
• Можно ли отправлять файлы в этом канале связи?
• Можно ли звонить или нужно согласовывать время звонка?
• На “ты” или на “вы” обращаться?
• Можно ли отправлять голосовые сообщения с ответами и пояснениями или предпочтительно общаться текстом?

Помните о деловом этикете

Правила делового общения в мессенджерах не отменяют, а дополняют правила этикета. Несмотря на то что мессенджеры более неформальная среда, не забудьте:

• Представьтесь, если пишете впервые.
• Не пишите “доброго времени суток/дня/утра/вечера”. Достаточно просто “Здравствуйте”.
• Не пишите в нерабочее время. Если график ненормированный, то согласуйте в начале общения, насколько уместно присылать сообщения в любое время. И стоит ли в таком случае ожидать оперативного ответа.
• Не переступайте личные границы. Конечно, тут можно вести диалог менее формально. Но не стоит путать рабочие чаты с личными и писать на отвлеченные темы.

Резюмируя, рекомендуем прочесть книгу Максима Ильяхов “Новые правила деловой переписки”. Если следовать советам, то вы станете гуру цифровой коммуникации. Не усложняйте общение и пишите с пользой!

Мне понравилась статья Поделиться статьей Скопировать ссылку

Вы можете поделиться статьёй