Делегируйте. Пять направлений, которые бизнесу стоит отдать на аутсорсинг

Невозможно во всем разбираться одинаково хорошо. И чтобы не терять ресурсы на изучение новой области, бизнесу можно обратиться к сторонним специалистам. Для этого и существует аутсорсинг. В широком понимании «аутсорс» – это использование внешнего источника или ресурса. Даже аренда хостинга для сайта уже считается аутсорсом. Но можно передать и более масштабные задачи. Сегодня мы расскажем об аутсорсинге бизнес-процессов.

Существует множество разновидностей аутсорсинга. В зависимости от специфики, отрасли деятельности, целей и задач в каждой конкретной организации, процессы, которые передаются сторонним компаниям, могут отличаться друг от друга. Однако существует несколько характерных примеров, реализация которых возможна для большинства бизнесов.

Целью аутсорсинга всегда является снижение издержек и привлечение компетентных специалистов. Среди недостатков этой процедуры – сложность передачи задач и контроль их выполнения.  

На аутсорсинг полезнее всего отдавать процессы, которые не являются ключевыми для бизнеса. Например, для бухгалтерской или юридической компании проще нанять системного администратора на стороне, который будет выполнять задачи по необходимости, а не занимать рабочее место в офисе и получать зарплату за полный день. В сфере информационных технологий распространена практика передачи HR-процессов сторонним компаниям.

Можно выделить следующие наиболее распространенные виды процессов для аутсорсинга:

• Аутсорсинг IT-процессов. Сюда входит разработка сайтов, программ, приложений, настройка информационных коммуникаций.
• Аутсорсинг финансовых процессов. Это передача стороннему бухгалтеру или бухгалтерской компании ведения документации, подачи отчетов, выполнения основных платежей.
• Аутсорсинг маркетинговых процессов. Здесь может быть широкий спектр опций классического и диджитал-маркетинга, организация мероприятий, PR и даже организация call-центра с помощью сторонних компаний.
• Аутсорсинг HR-процессов. Это может быть удаленный подбор сотрудников, менеджмент персонала или коучинг, что распространено в IT-сфере.
• Ритейл-аутсорсинг. Зачем закупать машины и нанимать водителей, если для организации логистических процессов можно обратиться в соответствующую фирму? Сюда же относится организация складов, можно отдать на аутсорс упаковку, фасовку и комплектацию товара.
• Субконтрактинг. Это передача на аутсорсинг какого-либо производства. Например, торговые сети заводят собственные бренды или выпускают продукцию под своим именем: Green – «Местное известное», «Соседи» с портфелем собственных брендов. Для этого они делают заказы на сторонние производства.

Об аутсорсинге маркетинговых процессов нам рассказала Надежда Дамковская, учредитель Дома ивент-искусства и продюсирования креативных проектов ND Production:

«Система нашей компании работает таким образом, что, можно сказать, все работы выполняются сторонними организаторами. В этом уникальность нашей концепции – мы объединяем в одном центре несколько профессионалов. Все они работают под нашей франшизой и только после того, как подтвердили способность оказывать услуги на самом высоком уровне. Сами мы реализуем только услуги в продюсировании, букинге артистов. Event-management, PR, Influence marketing, креативный маркетинг – все данные услуги наша компания осуществляет через сеть партнеров – франчайзи бренда ND Production. Для профессионалов в креативных услугах это возможность привлечь новых клиентов через наш канал и свобода действий.

Вся коммуникация централизовано идет через наш административный блок. Мы распределяем, кто из наших партеров будет реализовывать какой из проектов. Через этот же административный ресурс партнеры получают консультацию и поддерживают связь с генеральным продюсером. Так мы решаем большие вопросы, связанные с работами для крупных клиентов.

Безусловно, сложности могут возникнуть. Большая часть процессов строится на доверии и мотивации обеих сторон принести пользу в решении какой-либо из задач. Если решение задачи происходит на стороне, и ты не видишь всего процесса этого решения, тебе остается либо верить, в благонадежность партнера, либо волноваться, что что-то идет не так. Именно поэтому к сотрудничеству мы приглашаем только лишь тех, кто зарекомендовал себя в качестве профессионала своего дела».

__

Для небольшого бизнеса имеет смысл передать на аутсорс даже небольшие задачи. Федор Шилин – владелец бренда Vokladki, рассказал, что передал сторонним специалистам ведение и продвижение инстаграм-аккаунта, а также фото-услуги.

Небольшому бренду нет смысла держать SMM-специалиста и фотографа в штате. Если SMMщик нужен каждый день, но не 24/7, то фотограф — раз в месяц.

С SMMщиком мы на связи в телеграме с утра до ночи каждый день. Это, конечно, вне бизнес-этики. Но и отвечать мне в полночь я не требую. С фотографом связь поддерживает специалист по SMM, всё-таки инстаграм – ее хозяйство. Сейчас мало кто держит SMMщика в штате, но многие нанимают такого специалиста и фотографа в одном лице. Я считаю, что это ерунда. Каждый должен заниматься своим делом, чтобы получилось «супер», а не «удовлетворительно».

Сложностей в ведении процессов у нас не возникает. А то, что эти специалисты работают и для других компаний, даже хорошо, так как глаз не замыливается, идеи освежаются».

__

Об опыте передачи бухгалтерии на аутсорс рассказала проектный менеджер конструктора сайтов staronka.by, Наталья Усова:

«Четыре года назад, когда мы начинали развивать «Старонку», в команде было всего три человека, работали как ИП. Бухгалтерской волокиты было немного, и мы сами справлялись с налоговыми отчетами, хоть это и отвлекало от более важной работы – улучшения сервиса, общения с клиентами. Спустя несколько лет команда подросла, основной работы стало еще больше. Тогда и решили, что пора передавать скучную, но важную часть бизнеса в руки профессионала.

Для небольшой компании или для веб-сервиса, работающего по Договору публичной оферты, как в нашем случае – это лучший вариант. Это выгодно экономически: бухгалтерское обслуживание обходится нам не дороже 200 рублей в месяц. Если бы мы наняли бухгалтера в штат, то расходы на зарплату, зарплатные налоги и отпуска были бы гораздо выше.

Из плюсов удаленного бухгалтера – это то, что мы не единственные, с кем работает бухгалтер. Соответственно, у такого специалиста более разнообразный опыт, есть возможность посоветоваться в спорных моментах с коллегами из своего агентства.

Для нас удаленный формат работы идеален, сложностей в коммуникации не возникало. Единственное, с чем мы могли в теории столкнуться – с недостаточной компетентностью и недобросовестностью бухгалтера. Но мы нашли специалиста по рекомендации. И, думаю, что отзывы и рекомендации знакомых – это единственный способ найти действительно хорошего специалиста.

Первая встреча была личной. Мы познакомились, обсудили принципы работы, подписали документы, передали ключи для подачи электронной отчетности. С введением электронной цифровой подписи необходимость личного присутствия владельца бизнеса при отправке отчетности отпала, все можно сделать удаленно. Теперь общаемся онлайн: документами обмениваемся посредством электронной почты, срочные вопросы решаем в мессенджерах и по телефону».

__

У Владимира Южика два бизнеса: магазин кресел-мешков Kreclatillini и сервис пескоструйной обработки Peskom.by. Он успел попробовать разные виды аутсорсинга и подлился своей историей:

«Нам нужен был бухгалтер. По рекомендации мы отдали на аутсорс бухгалтерское обслуживание. Потом этот человек вырос в фирму, у него появились свои сотрудники. И мы не потеряли в качестве услуг, при этом стоимость сохранилась.

Отдали потому, что это было однозначно дешевле, чем нанимать бухгалтера в штат. Тем более, что на старте бизнеса у нас было немного задач: декларацию подать, чеки подсчитать. Если бы у нас был человек в штате, то он бы, условно, зарабатывал 30 рублей за день, но всю эту работу можно сделать за один день. На старте мы платили 150 рублей за обслуживание, а зарплата сотрудника была бы минимум 700-800 рублей. Да, если пересчитать работу в человеко-часах, то аутсорс выйдет дороже. Но ключевое отличие в том, что ты не можешь позволить себе человека в штат на большую зарплату.

Сложности в коммуникации и контроле процессов зависят от ниши, которую ты отдал на аутсорс. В нашем случае личные встречи не обязательны, но я иногда заезжаю подписать акты и документы. Чаще всего передаем документы через водителя или почтой, пользуемся чатом в телеграме. Также у нас есть продавец, который пишет бухгалтеру, когда нужно провести какие-нибудь платежи. Здесь никаких сложностей не возникает. Все зависит от исполнительности человека, от его заинтересованности работать. Если бы сторонняя компания выполняла свою работу плохо, то были бы проблемы с несоблюдением сроков и прочие. Но у нас такого нет.

В выполнении задач тоже без вопросов, потому что здесь либо задача выполнена, либо нет. Проведение платежа, выплаты зарплат и прочие подобные задачи легко контролируется.

Пробовал отдать пошив чехлов для кресел-мешков на швейную фабрику, но в итоге получилось сильно дороже, чем нанимать собственную швею, которая работает дома. Разница – в 12 раз. Потому что самостоятельная швея готова взять и маленький объем работы по той цене, которую ты предложишь. Главное, чтобы это была конкретная задача, которую можно объективно оценивать и контролировать.

Еще мы отдали на удаленное обслуживание настройку рекламных кампаний в инстаграме. У меня в штате раньше был человек, который это делал, теперь пользуемся аутсорсом. Различий практически никаких. Основная сложность в том, что если не разбираешься в процессах, то тебе трудно их контролировать. В маркетинге нужно учитывать очень много показателей, если ты их не знаешь, то контролировать эту сферу не сможешь, какие бы огромные отчеты тебе не предоставляли».

__

Александра Мамедова предоставляет услуги по рекрутингу для IT-компании:

«Потребность в подборе персонала на аутсорсинге в IT-сфере обычно возникает в трех случаях:

• Компания недавно открылась либо главный офис находится за рубежом, а в Беларуси у них нет своего рекрутера. В таком случае привлекают внешнего и полагаются на его экспертизу.
• «Залповый найм», когда в компании появляется необходимость набрать быстро и много людей для проекта и нет времени искать рекрутера в команду.
• Найм редких специалистов либо хэдхантинг – для этого нужна либо база внешнего агентства, либо просто время для полноценного поиска. Нет смысла отвлекать своего рекрутера для такой сложной и времязатратной работы.

Бывают и другие случаи: компания долго не может найти рекрутера или специалист не справляется с нагрузкой.

Почти для любой организации рекрутинг – одна из ключевых функций. За каждый день простоя проекта без сотрудника компания теряет (то есть не получает) большие деньги.

Рекрутинг на аутсорсинге стоит относительно дорого, но оплата за него обычно только по факту выхода сотрудника на работу. И здесь все заинтересованы в быстром поиске – у рекрутеров нет оклада, а компании нужно найти человека «вчера».

__

Узкоспециализированный бизнес – один из современных трендов. За счет компетенций сторонних специалистов можно достичь результатов гораздо быстрее, чем собственными силами. Более того, это помогает не делать ошибки, а пользоваться накопленным опытом профессионалов или даже целых организаций. Сила аутсорсинга в синергии – помощи друг другу и развитии за счет лучших качеств каждой из сторон. Почему бы не воспользоваться благами, если такая возможность есть?

Мне понравилась статья Поделиться статьей Скопировать ссылку

Вы можете поделиться статьёй