Философия трудовой эффективности: секреты тайм-менеджмента для дома и офиса
Теория и практика тайм-менеджмента в той или иной степени интересует любого человека, который хочет работать меньше и успевать больше. А сегодня многие компании перешли на удаленный режим работы, и огромное количество людей вынуждены оперативно перестраивать привычный стиль работы. Так ли сложно организовать себя самостоятельно? С какими типичными проблемами сталкиваются люди, которые хотят оптимизировать свой труд? Давайте разбираться.
Как подружиться с «компьютером в голове»?
Каждое утро многие из нас с тихим ужасом вспоминают о целом ворохе дел на сегодня. Перед тем, как за них браться, вспомните об одном любопытном факте. Еще в 1960-х американец Джордж Миллер путем масштабных экспериментов доказал, что человеческий мозг не может запомнить больше 7 ± 2 вещей. Отметим, что речь идет о кратковременной памяти, которая активно используется людьми в повседневной работе. Все, что выходит за рамки этого количества, мозг воспринимает как опасность, организм испытывает прилив адреналина в крови. Это инстинкт. Однако если вы находитесь в этом состоянии часами, то организм утомляется, а психика все время чувствует беспокойство. Многим знакомо чувство, когда суббота, солнышко, время отдыхать и наслаждаться жизнью, а внутри саднящее беспокойство «наверное, что-то забыл!». Так вот – это оттуда.
В долгосрочной перспективе это перерастает в глобальное недовольство своей эффективностью, желание работать еще больше и вечные переработки, которые только усугубят ситуацию. Как выбраться из порочного круга? Усвоить некоторые принципы и правила спокойной и эффективной работы:
- Нужно принять ту мысль, что новые вводные для работы будут приходить постоянно, и всегда будут оставаться те задачи, на которые не хватает времени. Это неизбежно.
- Когда вы чувствуете, что не успеваете и начинаете ускоряться, то стоит сделать ровно противоположное: остановиться! Затем оценить приоритеты задач и спланировать их выполнение. Отличный подход – метод Эйзенхауэра, о котором мы расскажем ниже. Еще раз: если вы торопитесь – это самый подходящий момент, чтобы остановиться и с холодной головой проанализировать, что нужно делать именно сейчас, в первую очередь.
- Только одно дело за раз. Пожалейте свой мозг, которому трудно слишком часто переключаться с задачи на задачу. Понятно, что в процессе работы переключаться необходимо, но возьмите себе за правило начинать одно дело и доводить его до конца, а не хвататься на полпути за другое. Эффективность увеличится в разы.
- Не мучайте себя и не делайте сегодня то, что без проблем и легко сделаете завтра, если на сегодня у вас и так есть срочные дела. Свежая голова работает быстрее, чем уставшая.
- Когда вы чувствуете, что можете что-то забыть, то ведите список задач. Это очень просто, но ваша психика скажет вам спасибо. После того, как вы зафиксировали свой рабочий план, мозг немного расслабится, а возникающее беспокойство «Я что-то недоглядел» будет легко сниматься взглядом в рабочий блокнот.
- При планировании времени закладывайте по 15 минут на включение в каждую задачу, то есть на «раскачку». Также обратите внимание на свои биологические циклы и планируйте работу в соответствии с ними.
Приоритетность по Эйзенхауэру
Как расставить приоритеты в работе? Тридцать четвертый президент США Дуайт Эйзенхауэр разработал прекрасную матрицу, которая идеально подходит для краткосрочного планирования. Он разделил задачи на срочные и несрочные, важные и неважные. Исходя из этого, всего за несколько минут можно проранжировать все дела и начать работать.
Просто возьмите лист бумаги, расчертите оси и блоки и впишите туда задачи на день. Ничего сложного, но очень помогает разложить все по полочкам и наметить четкий план. Конечно, время от времени стоит пересматривать глобальные приоритеты, чтобы в последний момент не обнаружить, что вы идете не в том направлении.
Три реально работающих лайфхака
Поцеловать лягушку. Если у вас есть неприятное, но важное дело на сегодняшний день, то сделайте его сразу, первым делом. Во-первых, все остальные задачи вам покажутся приятными и несложными на фоне того, что вы уже сделали. Во-вторых, вы сможете избежать мучительного ожидания неизбежного в течение всего дня. Проверено – работает!
Символ отличного дня. Придумайте действие, которое будет для вас связано с успешным рабочим днем. И каждый день выполняйте его. Это может быть чашка кофе с пирогом, пожелание себе успеха в зеркале, короткая прогулка в парке или что угодно еще. Главное, чтобы это заряжало вас позитивными эмоциями и настраивало на рабочий лад.
Классическое и обоснованное «нет». Большинство начальников хотят сегодня, все и сразу, потому что время – деньги. Однако разумное «нет» говорить своему руководству стоит уметь, а для этого держите под рукой список обоснований для отказа. Если вы и так перегружены – новые задачи только снизят вашу эффективность.
Своими секретами тайм-менеджмента с нами поделилась Ольга, внештатный автор МТБлога:
– Я работаю дома около 4 лет, и первый год чувствовала себя очень некомфортно. Мне постоянно казалось, что мое время уходит, как вода в сухую землю, и я ничего не успеваю. Однако со временем я поняла, что это ощущение было моей реакцией на изменение трудовых условий. Сегодня я полностью довольна своей работой и даже выработала свою лайфхаки для выполнения задач. Например, когда я не хочу выполнять какую-то задачу, то я ставлю ее в расписание пораньше и обязательно устанавливаю таймер с обратным отсчетом на ее выполнение. Проверено – если делать то же самое, но без таймера, то я могу легко переключиться на что-то приятное, и даже не заметить это. А когда время идет, то я как будто собираюсь с силами. Однажды для сложной и нелюбимой задачи я переставляла таймер целых 5 раз! Также мне очень подошла «техника помидора»: это система, при которой ты работаешь 25 минут, а потом 5 минут отдыхаешь. Существуют даже специальные трекеры под эту технику управлением временем, которыми очень удобно пользоваться.
—
Не станем лукавить и говорить, что следовать своей личной стратегии тайм-менеджмента легко и просто. Отнюдь. Для этого нужно сперва придумать тактику, которая вам подходит, а потом – выработать привычку ей следовать. Но, поверьте, как только это произойдет, работать станет гораздо легче. Первый шаг всегда самый сложный. Если вы хотите оптимизировать свою профессиональную жизнь и сделать ее лучше – стоит начать уже сегодня.

Случаются ситуации, когда нужное приложение установить на смартфон сложнее, чем обычно. Например, программу удалили из ...

Всем известный YouTube предлагает множество функций, которые, возможно, остаются незамеченными большинством пользовател...

С экономической точки зрения, половина всей коммерческой деятельности в той или иной степени зависит от природного капи...

Не все то золото, что блестит, бесплатный сыр – только в мышеловке. Народные мудрости учат тому, что слишком привлекате...