Теория и практика тайм-менеджмента в той или иной степени интересует любого человека, который хочет работать меньше и успевать больше. А сегодня многие компании перешли на удаленный режим работы, и огромное количество людей вынуждены оперативно перестраивать привычный стиль работы. Так ли сложно организовать себя самостоятельно? С какими типичными проблемами сталкиваются люди, которые хотят оптимизировать свой труд? Давайте разбираться.

Как подружиться с «компьютером в голове»?

Каждое утро многие из нас с тихим ужасом вспоминают о целом ворохе дел на сегодня. Перед тем, как за них браться, вспомните об одном любопытном факте. Еще в 1960-х американец Джордж Миллер путем масштабных экспериментов доказал, что человеческий мозг не может запомнить больше 7 ± 2 вещей. Отметим, что речь идет о кратковременной памяти, которая активно используется людьми в повседневной работе. Все, что выходит за рамки этого количества, мозг воспринимает как опасность, организм испытывает прилив адреналина в крови. Это инстинкт. Однако если вы находитесь в этом состоянии часами, то организм утомляется, а психика все время чувствует беспокойство. Многим знакомо чувство, когда суббота, солнышко, время отдыхать и наслаждаться жизнью, а внутри саднящее беспокойство «наверное, что-то забыл!». Так вот – это оттуда. 

В долгосрочной перспективе это перерастает в глобальное недовольство своей эффективностью, желание работать еще больше и вечные переработки, которые только усугубят ситуацию. Как выбраться из порочного круга? Усвоить некоторые принципы и правила спокойной и эффективной работы:

  • Нужно принять ту мысль, что новые вводные для работы будут приходить постоянно, и всегда будут оставаться те задачи, на которые не хватает времени. Это неизбежно.
  • Когда вы чувствуете, что не успеваете и начинаете ускоряться, то стоит сделать ровно противоположное: остановиться! Затем оценить приоритеты задач и спланировать их выполнение. Отличный подход – метод Эйзенхауэра, о котором мы расскажем ниже. Еще раз: если вы торопитесь – это самый подходящий момент, чтобы остановиться и с холодной головой проанализировать, что нужно делать именно сейчас, в первую очередь.  
  • Только одно дело за раз. Пожалейте свой мозг, которому трудно слишком часто переключаться с задачи на задачу. Понятно, что в процессе работы переключаться необходимо, но возьмите себе за правило начинать одно дело и доводить его до конца, а не хвататься на полпути за другое. Эффективность увеличится в разы.
  • Не мучайте себя и не делайте сегодня то, что без проблем и легко сделаете завтра, если на сегодня у вас и так есть срочные дела. Свежая голова работает быстрее, чем уставшая.
  • Когда вы чувствуете, что можете что-то забыть, то ведите список задач. Это очень просто, но ваша психика скажет вам спасибо. После того, как вы зафиксировали свой рабочий план, мозг немного расслабится, а возникающее беспокойство «Я что-то недоглядел» будет легко сниматься взглядом в рабочий блокнот. 
  • При планировании времени закладывайте по 15 минут на включение в каждую задачу, то есть на «раскачку». Также обратите внимание на свои биологические циклы и планируйте работу в соответствии с ними. 

Приоритетность по Эйзенхауэру

Как расставить приоритеты в работе? Тридцать четвертый президент США Дуайт Эйзенхауэр разработал прекрасную матрицу, которая идеально подходит для краткосрочного планирования. Он разделил задачи на срочные и несрочные, важные и неважные. Исходя из этого, всего за несколько минут можно проранжировать все дела и начать работать. 

Просто возьмите лист бумаги, расчертите оси и блоки и впишите туда задачи на день. Ничего сложного, но очень помогает разложить все по полочкам и наметить четкий план. Конечно, время от времени стоит пересматривать глобальные приоритеты, чтобы в последний момент не обнаружить, что вы идете не в том направлении.

Три реально работающих лайфхака

Поцеловать лягушку. Если у вас есть неприятное, но важное дело на сегодняшний день, то сделайте его сразу, первым делом. Во-первых, все остальные задачи вам покажутся приятными и несложными на фоне того, что вы уже сделали. Во-вторых, вы сможете избежать мучительного ожидания неизбежного в течение всего дня. Проверено – работает!

Символ отличного дня. Придумайте действие, которое будет для вас связано с успешным рабочим днем. И каждый день выполняйте его. Это может быть чашка кофе с пирогом, пожелание себе успеха в зеркале, короткая прогулка в парке или что угодно еще. Главное, чтобы это заряжало вас позитивными эмоциями и настраивало на рабочий лад.

Классическое и обоснованное «нет». Большинство начальников хотят сегодня, все и сразу, потому что время – деньги. Однако разумное «нет» говорить своему руководству стоит уметь, а для этого держите под рукой список обоснований для отказа. Если вы и так перегружены – новые задачи только снизят вашу эффективность. 

Своими секретами тайм-менеджмента с нами поделилась Ольга, внештатный автор МТБлога:

Я работаю дома около 4 лет, и первый год чувствовала себя очень некомфортно. Мне постоянно казалось, что мое время уходит, как вода в сухую землю, и я ничего не успеваю. Однако со временем я поняла, что это ощущение было моей реакцией на изменение трудовых условий. Сегодня я полностью довольна своей работой и даже выработала свою лайфхаки для выполнения задач. Например, когда я не хочу выполнять какую-то задачу, то я ставлю ее в расписание пораньше и обязательно устанавливаю таймер с обратным отсчетом на ее выполнение. Проверено – если делать то же самое, но без таймера, то я могу легко переключиться на что-то приятное, и даже не заметить это. А когда время идет, то я как будто собираюсь с силами. Однажды для сложной и нелюбимой задачи я переставляла таймер целых 5 раз! Также мне очень подошла «техника помидора»: это система, при которой ты работаешь 25 минут, а потом 5 минут отдыхаешь. Существуют даже специальные трекеры под эту технику управлением временем, которыми очень удобно пользоваться. 

— 

Не станем лукавить и говорить, что следовать своей личной стратегии тайм-менеджмента легко и просто. Отнюдь. Для этого нужно сперва придумать тактику, которая вам подходит, а потом – выработать привычку ей следовать. Но, поверьте, как только это произойдет, работать станет гораздо легче. Первый шаг всегда самый сложный. Если вы хотите оптимизировать свою профессиональную жизнь и сделать ее лучше – стоит начать уже сегодня.  

Читайте нас в Telegram и Яндекс.Дзен первыми узнавайте о новых статьях!