Командировка – это рабочее путешествие. Как и во всех поездках, здесь придется раскошелиться. МТБлог выяснил, кто и за что должен платить, если вас отправляют в командировку. 

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы, согласно Трудовому кодексу РБ. Для такой формы работы действуют свои правила, а сотрудник имеет определенные гарантии и право на компенсацию затрат. 

Важно: к служебным командировкам не относятся служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер, а также к поездкам в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

Во время командировки работнику гарантируется сохранение места работы и сохранение зарплаты. 

Документальное оформление

Чтобы отправить сотрудника в служебную командировку, необходимо оформить некоторые бумаги. Направление в командировку оформляется приказом нанимателя с выдачей командировочного удостоверения не менее, чем за 1 день до поездки. Приказ является основанием для выдачи аванса командируемому сотруднику. Потом специалист кадровой службы или бухгалтер заполняют бланк командировочного удостоверения. Бланки удостоверений можно заполнять от руки или в электронном виде. Скачать форму можно здесь. 

В Беларуси с 23 марта 2019 года действуют новые требования к оформлению командировок сотрудников и возмещения им расходов при служебных командировках. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 176 утверждено Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках. А с 28 января 2020 года вступили в силу изменения в Трудовом кодексе РБ

В связи с последними изменениями, наниматель в праве решать самостоятельно, как будет выглядеть форма командировочного удостоверения в конкретной организации. Ранее за форму командировочных листов отвечало Министерство финансов Республики Беларусь.

Также сейчас наниматель решает, необходимо ли задание на командировку, нужна ли подготовка письменного отчета о выполнении задания, сроки предоставления и порядок оформления. До 23 марта 2019 года задание и письменный отчет были обязательными при загранкомандировках. 

Журнал учета работников, выбывающих в командировку, сейчас тоже не обязателен, а только по желанию нанимателя. Таким образом, после изменений в законодательстве бюрократии стало меньше, а система кадрового учета упростилась.   

Компенсация расходов

Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ. 

Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:

  • на проезд;
  • на проживание (аренду жилья);
  • суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
  • некоторые другие расходы – например, визы, страховки. 

После возвращения из командировки сотрудник должен предоставить нанимателю отчет о расходовании аванса и при необходимости вернуть неиспользованную часть денег. Окончательный расчет должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса.    

Как оплачивается проезд к месту командировки?

По закону, если командировка проходит внутри страны, работнику возмещаются расходы на проезд к месту назначения любым видом транспорта, кроме такси. Это может быть как поезд, так и автобус, и собственный автомобиль (в этом случае возместят расходы на бензин). Возмещение происходит на основании подтверждающих документов. Если подтверждающих документов о проезде у сотрудника нет, то расходы компенсируются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (БВ=27 BYN). 

Пример. Сотрудник 25 марта отправился из Минска в Гродно, а 29 марта прибыл обратно. Подтверждающих документов не предоставил. Расчет будет выглядеть так: 0,1*27=2,7 в одну сторону и столько же во вторую. То есть сотруднику возместят только 5,4 BYN за проезд. 

При командировке за границу сотруднику оплачиваются не только билеты в страну назначения, но и расходы на трансфер/такси из аэропорта/вокзала к месту пребывания и обратно (при наличии подтверждающих документов).  

Выбирайте и бронируйте самые удобные билеты до места назначения на любой вид транспорта с помощью сервиса mtb.tickets.by!

Если по рабочим обстоятельствам работник был вынужден купить за границей билеты бизнес-класса (например, из-за изменения сроков поездки), то согласовывать свои действия с нанимателем не требуется. А вот если работник потратился на транспорт в пределах места командировки (например, проезд от отеля в офис и обратно), то это оплачиваются за счет суточных. Компенсации такие расходы не подлежат.

Важно! Всегда сохраняйте билеты, квитанции и чеки, подтверждающие любую оплату в командировке. 

Как оплачивается проживание в командировке?

Здесь все зависит от места назначения и количества суток. Затраты возмещаются с даты прибытия включительно. 

По актуальным правилам, при командировании внутри Беларуси установлены следующие размеры компенсации затрат по найму жилья:

  • Минск и областные центры – 50,00 руб./сутки;
  • Районные центры – 25,00 руб./сутки;
  • Прочие – 20,00 руб./сутки.

Чтобы получить компенсацию, нужно предоставить подтверждающие документы. Чтобы не волноваться о возможной потере бумажных чеков, в командировках очень удобно пользоваться банковской карточкой – в этом случае информация о любых операциях сохранится в вашей выписке и вы сможете в любой момент ее получить.

Если стоимость жилья оказалась выше установленных норм, то компенсация будет производится согласно предоставленным бумагам, но не больше стоимости одноместного номера. 

При командировке за границу документы, подтверждающие оплату найма жилья, не обязательны. Нормы возмещения затрат установлены для каждой страны в Приложении 2 к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 г. №176.

Например, за сутки проживания в Тбилиси (Грузия) положено 150$, а в Австрии – 130 евро. В Вильнюсе (Литва) – 140 евро, в Каунасе и Клайпеде (Литва) – 90 евро. Цифра умножается на количество суток проживания. 

В некоторых случаях найм жилого помещения не компенсируется. Например, если сотрудник находится в месте командировки до начала и/или после окончания в личных целях, если у работника есть возможность ежедневно возвращаться домой или если командировка не предполагает ночевку.

Если в командировке сотрудник заболеет, то ему положена компенсация всех расходов по аренде жилья, проезду, а также выплата суточных за все время, пока он не сможет приступить к выполнению служебного задания или вернуться из командировки. Временная нетрудоспособность должна быть подтверждена соответствующими документами.

Как оплачиваются выходные в командировке?

Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.

Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца. 

Как возмещаются суточные?

Суточные – это деньги, которые выдаются на проживание во время командировки. На еду, проезд по городу и карманные расходы. При расчете суточных учитывается все время пребывания в командировке, включая время в пути до места назначения.  

Размер суточных при командировках в 2020 году:

  • Суточные в командировке в Беларуси составляют 9 руб.;
  • Суточные в командировке за границей установлен для каждой страны отдельно в Приложении 2 к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 г. №176. Например – 80 долларов в день для США, столько же для Турции, 70 евро для Франции.
  • Суточные при командировании сотрудника в несколько иностранных государств за один день определяются исходя из наибольшего размера возмещения согласно Приложению 2. 

Пример. Если сотрудник отправился на 3 дня в Польшу, то размер суточных составит 50 долларов в день (50*3=150$ за командировку). Если дорога заняла еще 2 дополнительных дня, то нужно компенсировать суточные за 5 дней (50*5=250$ за командировку).

Если сотрудник за один день в командировке побывал, к примеру, в Польше и Литве, то сумма выплаты будет определяться по наибольшему значению суточных. Для Польши – 50$, для Литвы – 30 евро. Значит, за этот день нужно будет компенсировать 50$. 

Когда суточные не возмещаются:

  • Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с питанием и транспортом в пределах места командировки. В таких случаях наниматель оплачивает суточные только за время нахождения в дороге к месту назначения.
  • Если работник находится в месте командировки до ее начала или по окончанию в личных целях (выходные, праздники). В этом случае оплачивается только проезд в место командирования, а также суточные за те дни, когда нахождение в командировке было обусловлено требованием работодателя. 

Какие документы подтверждают командировку?

Авансовый отчет, в котором содержатся сведения обо всех расходах за время командировки. Согласно этому документу нужно будет вернуть деньги, если было потрачено меньше выданного перед поездкой аванса, или затребовать компенсацию, если было потрачено больше. Все суммы должны быть подтверждены документами, билетами, квитанциями, чеками, если иное не предусмотрено правилами. 

__

Теперь вы знаете наиболее важные правила компенсаций в рабочих командировках. Не бойтесь отстаивать свои права и ездите в командировки с удовольствием!  

Читайте нас в Telegram и Яндекс.Дзен первыми узнавайте о новых статьях!