Режем «косты» на командировки! Лайфхак от топ-менеджера бухгалтерской компании

Сколько бы мы не убеждали себя, что научились вести любые переговоры в zoom или skype, без встреч в оффлайне жить невозможно. «Есть сделки, которые закрываются только через рукопожатие, поэтому мы ездили и будем ездить в командировки», — считает соучредитель бухгалтерской компании «Директ Актив» Вера Солянкова. 

Кто сегодня продолжает путешествовать по рабочим вопросам и как сэкономить на данной статье расходов, выяснял МТБлог.

В поисках инвестиций, сырья и оборудования

Причины, по которым компания не может отказаться от командировок, могут быть разные: от необходимости лично проверить оборудование или сырье до личной встречи с инвесторами. Исходя из этих целей не сложно понять, что в путешествия по рабочим мотивам чаще всего отправляются айтишники и производственники (например, сотрудники фарма-компаний). 

В случае с IT-компаниями, которые продолжают наращивать свою прибыль, речь идет о встречах с инвесторами или очень крупными заказчиками. Инвесторы, например, хотят «прощупать» объект вложений при личной встрече. Основатели IT-компаний отправляются на зарубежные переговоры: поездки в Москву и полеты в Киев в первом квартале 2021 были частым явлением. 

Представителям фарма-сегмента важно посмотреть на производственные мощности, сотрудников и сырье. В эту сферу сейчас переправлены денежные потоки из других отраслей, которые потеряли свою актуальность на фоне пандемии. Популярность пользуются экзотические направления: такие страны Африки, как Конго или ЮАР, принимают у себя белорусские делегации и прилетают к нам для обмена опытом и технологиями. 

 — В командировки ездят и другие производственники, для которых образцы продукции или сырья имеют большой вес в принятии решения о подписании контракта. В Китае, к примеру, важны личные договоренности (договор с рукопожатием) и контроль процесса, поэтому просто отправить на производство сырье или сделать заказ недостаточно для качественного результата. Контролировать процесс 1 раз в 2-3 месяца — правильное решение, — уточняет Вера Солянкова.

Цена вопроса — от 1000 долларов на 1 человека за 4 дня командировки

Структура командировочных расходов пополнилась для компаний новым пунктом —  ПЦР тестом, сдавать который приходится зачастую и по вылету, и по прилету. Выросли цены на авиабилеты, поймать нужный рейс стало сложнее из-за уменьшения их числа, а сегодня и из-за частичной блокировки воздушного пространства над Беларусью. В данном случае выручает регулярный поезд Минск-Москва. Полноценно летать из Москвы в страны Европы белорусы пока не могут из-за ковидных ограничений, поэтому российская столица может на какое-то время стать для белорусов командировочным хабом.

Во сколько же сегодня может обойтись командировка?

— Стоимость гостиницы — до 150$ за ночь. Такси в месте командирования и питание включены в суточные. Размер суточных варьируется от — 25 долларов для России и это в 3 раза меньше, чем норма для Германии. В общей сложности, командировочные расходы на 1 человека на 4 дня обходятся в 1000 долларов, — приводит цифры эксперт.

Для делегаций, вылетающих от промышленных компаний, часто к расходам добавляется закупка образцов и оформление делегаций на заводы/ фабрики. Нужно учитывать это при формировании бюджета.

Бронируем жилье в командировке выгодно и удобно

Бронировать отель, билеты или рабочее пространство для деловой встречи или презентации во всем мире принято через специальные сервисы – это просто, выгодно, удобно. Дополнительные бонусы и скидки можно получить, оплачивая вашу бронь, счета в ресторанах и магазинах корпоративной картой премиального класса. 

Корпоративная карта минимизирует потери компании в случае форс-мажора. Если сотрудник, который должен был отправиться в командировку, заболеет или его рейс отменят, то вернуть деньги за бронирование можно будет прямо на карту. 

— Любая компания может оформить своим работникам корпоративные карты, с помощью которых абсолютно легально, быстро, прозрачно будут совершаться все бронирования. Важно, что корпоративная карта позволяет не смешивать свои персональные финансы и расходы на нужды компании, — поясняет эксперт.

Пользуемся деньгами компании в режиме 24/7

Подготовка к командировке должна всегда проводиться скрупулезно: важно определиться с составом участников, целями поездки, составить список образцов, которые важно купить, и выделить нужную на это сумму.  Сегодня цена оплошности возрастает в разы, особенно если речь идет о другом континенте. Важно, чтобы у откомандированного сотрудника был доступ к счету компании 24/7 и чтобы на нем было достаточно средств для закрытия сделки. 

— Я, как бухгалтер, понимаю, насколько важно, чтобы у всех сотрудников в командировке было достаточно средств, чтобы заключить непредвиденную, но очень важную сделку, купить редкие образцы или совершить незапланированный перелет. Мы видим, как наши клиенты решают этот вопрос с помощью корпоративной карты Visa Platinum Business от МТБанка. Карта открывает в компании доступ к оведрафту, который будет доступен владельцу карты в любое время. Это значит, что ни сотруднику, ни бухгалтеру, ни топ-менеджеру не придется нервничать после окончания рабочего дня о том, что из-за нехватки средств в моменте сорвалась сделка на миллион, — рассуждает Вера Солянкова.

Экономим на курсовых разницах при каждом платеже

Каждый зарубежный платеж с Visa Platinum Business не только удобен и полностью безопасен, но и выгоден для вашей компании.

— Регулярные командировки обходятся компаниям не дешево, поэтому экономия всегда приветствуется. Сократить расходы можно, например, за счет специального курса конвертации валюты по Visa Platinum Business. Это действительно удобно. Вам не нужно думать о том, как и когда купить разные валюты, какие конкретно суммы понадобятся в каждой стране, куда потом использовать и как учесть ту сумму, которую вы не истратили. В какой бы валюте не происходили ваши зарубежные расчеты по корпоративной карте  МТБанка, они будут по специальному курсу обмена, — поясняет Вера Солянкова.

Visa Platinum Business — это современный финансовый инструмент, который уже стал частью управленческой культуры прогрессивных белорусских компаний. Четкое разграничение персональных и корпоративных расходов, упрощение бухгалтерского учета, экономия на курсовых разницах и специальные бонусы от партнеров программы, — все это новый уровень комфорта, которого вы достойны. 

Мне понравилась статья Поделиться статьей Скопировать ссылку

Вы можете поделиться статьёй