Перевести бизнес на удаленку за два дня – это возможно? Опыт белорусских компаний

Государство не спешит вводить повсеместный карантин, но компании при желании могут сделать это самостоятельно. Конечно, во многих случаях невозможно отправить домой абсолютно всех, но даже частичная удаленная работа сокращает скорость распространения вируса. Нынешняя ситуация в мире требует гибкости, скорости и адаптивности. МТБлог узнал, как организовывается перевод на удаленную работу в разных направлениях бизнеса. 

Сергей Павлов, директор «Роудтранслогистик»

– Мы занимаемся экспедиторскими услугами. Наши водители работают как в Беларуси, так и за рубежом. Сейчас рабочий штат – это 20 активных сотрудников (не считая тех, кто в декрете). На время пандемии приняли решение перевести почти всех на удаленную работу. В офисе остался главный бухгалтер и 3 руководителя. У каждого свой кабинет, поэтому безопасная обстановка сохраняется. Руководители остались в офисе, потому что пока что нам из дома работать не хочется. В офисе все-таки атмосфера располагает. Да и коммуницировать через кабинет проще. 

Многие сотрудники остались довольны принятым решением о переводе на удаленку. Но некоторым это не совсем удобно. Например, отделу сборных грузов проще сидеть рядом и разговаривать в реальном времени. 

Во время карантина занялись налаживанием электронных бизнес-процессов. Уделяем время автоматизации, переводим все в онлайн, подключаем и настраиваем CRM. 

Технически работу было наладить несложно. Созваниваемся по Skype, у нас есть своя телефонная сеть, через которую и проходят все звонки по СНГ. 

График работы на карантине остался тот же. Контролируем работу сотрудников, как и обычно, звонками. Сейчас добавился ежедневный письменный отчет о проделанной работе. Сотрудник пишет все задачи, которые были выполнены за день, своему линейному руководителю. Это помогает держать руку на пульсе, понимать, в каком темпе мы движемся.

Сложнее стало только с коммуникацией. Больше времени уходит на звонки, настройки, переговоры. Удаленное общение требует больше ресурсов. А в бизнесе все пока что по-старому. Мы так же звоним клиентам, согласовываем наши действия. 

Многие наши клиенты сейчас на карантине. Пока что по бизнесу это не бьет, потому что водителям разрешено пересекать границы, но через месяц и больше ситуация скажется и на нас. Многие наши клиенты – это оптовики. Если все будут сидеть дома и меньше покупать, соответственно, и они будут давать меньше заказов на перевозки. 

Аня Ядловская, маркетинг-менеджер IT-школы «Myfreedom»

– У нас работа построена так, что есть back-офис, а есть преподавательская команда. Офис сейчас работает в микс-формате. Мы не ушли на карантин полностью, но часть команды миксует работу из дома и с рабочего места, часть ходит в офис в обычном режиме.

Из новинок, у back-офиса появился ежедневный stand up в Zoom, в 11:15. Больше глобальных перемен нет. У нас всегда задачи «хостились» в гугл-доках, а коммуникация была плотно привязана к почте и Telegram.

Гораздо больше перемен у преподавателей. Из-за отсутствия официального карантина часть наших групп продолжает учиться офлайн, а часть мы перевели в онлайн-формат. Поэтому у команды преподавателей в их рабочие инструменты добавили сервис онлайн-митингов, но все наши преподаватели – практикующие IT-специалисты, поэтому для них это нативная среда. Кроме того, мы видели, куда развивается ситуация, и начали готовиться к миграции в онлайн заранее, поэтому перешли в целом безболезненно. 

Мы начали перегруппировку несколько недель назад. Задача состояла из двух частей. Первое – что мы можем сделать для текущих студентов, если придется уходить в онлайн, чтобы люди могли продолжать учиться, не теряя в качестве? Мы понимаем, что для многих онлайн-обучение – большой вызов для мотивации, и наша задача – помочь студентам удерживать нужный уровень включенности.

Вторая – что мы должны сделать на длинной дистанции, чтобы встроиться в новую реальность?

Начали с первой задачи, разработали краткосрочный план действий: подготовились к переходу в онлайн и адаптировали программы основных курсов, провели митинги с преподавателями, научили студентов работать с программами удаленной работы, переделали программы лагерей для подростков, которые должны были стартовать в офлайне. Воспользовались ситуацией и подключили к нашим программам спикеров из других стран, которых, по понятным причинам, не могли включать раньше.

Теперь, когда короткая дистанция стала более или менее понятной, занимаемся долгосрочными задачами. Однозначно, это расширение линейки онлайн-продуктов, мы уже видим спрос на них. 

С началом пандемии количество работы выросло, но это не связано с переходом на онлайн-инструменты. Экономическая часть кризиса в этом вопросе повлияла гораздо больше!

Я – прожженный удаленщик, для меня это привычная форма работы. Но коллеги говорят, что из дома им работать сложнее. Здесь больше вопрос психологии, чем техники. 

Когда прошел первый испуг, мы научились видеть и бонусы ситуации. Те, кто раньше категорически отказывался от онлайна, теперь вынуждены смотреть в него. Очевидно, что мир после кризиса еще больше развернется в сторону технологий. 

Конечно, мы, как и все, беспокоимся о будущем, но первый испуг прошел, теперь осталось только найти выигрышную комбинацию инструментов, а она точно есть.

Игорь Смирнов, директор «Атлант-М Норд»

– Так случилось, что мы к карантину и удаленной работе были готовы заранее. Один из учредителей компании живет в Сан-Франциско. Когда осенью он приезжал, предложил часть сотрудников перевести на удаленную работу. Там это широко распространено. В октябре прошлого года из 36 человек мы выбрали 5 и перевели на удаленку. 

18 марта совет директоров принял решение о переходе на удаленную работу, а с 20 числа мы уже работали из дома. 

К моменту наступления карантина удаленная работа системного администратора уже была налажена. И мы масштабировали этот опыт на остальных сотрудников. Сейчас в офисе только 7 человек: директор, коммерческий директор, 2 логиста и 3 продавца. Понятно, что мы не можем физический бизнес полностью перевести на удаленную работу, но сейчас у нас создана безопасная среда. 

Еще в октябре я начал собирать информацию от сотрудников о переводе на удаленку. Мнения разделились: кто-то воспринял это нововведение положительно, кто-то с негативом, мол, почему кому-то можно дома сидеть, а кто-то должен быть в офисе. Но на качестве работы и выполнении задач это никак не сказалось. 

Психологически не всем легко работать из дома. Кому-то нужно специально отведенное место, атмосфера. Но в нынешней ситуации это не аргумент. Единственное, с чем мы пока что не решили вопрос – это документация. У нас есть физический документооборот (не электронный). Текущие документы сотрудники забрали домой, но новые бумаги приходят в офис. За ними пока что придется периодически приезжать. 

Сейчас рутинные задачи выполняются в том же темпе, что и обычно. А вот показатели по проектным задачам даже выросли. Возможно, из-за того, что повысился, участился контроль. В начале недели мы создаем план задач и обсуждаем его. Коммуникация происходит по телефону, корпоративной почте, в бизнес-чате Slack, плюс учетные программы, подключение к удаленному рабочему столу. Я всегда вижу, кто из сотрудников в онлайне, а кто нет. На звонки все отвечают оперативно, операционные задачи выполняют тоже. Что касается графика работы, он остался прежним. Но из-за того, что люди находятся дома, фактически пропал обед. То есть сотрудники могут перекусить, что-то приготовить, не отрываясь от работы. Не стало надобности уходить с рабочего места. Это тоже повлияло на рост показателей. Пока что мы довольны и переводом на удаленную работу, и течением дел. 

Кирилл Потачиц, руководитель отдела маркетинга и аналитики компании «КРАФТТРАНС»

– Мы международная транспортно-экспедиционная компания. Работаем с заказчиками по всему миру. Данная ситуация на нас достаточно серьезно влияет, потому что многие наши контрагенты, заказчики сейчас либо работают удаленно, либо вообще находятся на карантине. Общее снижение деловой активности сказывается на нашем деле. 

Основной упор сейчас делаем на предложении новых сервисов, оптимизацию существующих, на отслеживание географии маршрутов, которые сейчас закрываются, и ищем вместо них новые пути. Ведь перемещение грузов – это не только непродовольственные товары, сырье. Это еще и продукты питания, медицинские грузы. 

Для оптимальной работы мы разделили все отделы на 2 части и по неделям, чтобы не пересекаться друг с другом, сотрудники ушли на карантин. Например, в отделе работает 4 человека, 2 человека на карантине удаленно работают из дома, а 2 человека в офисе. На следующей неделе они меняются. За выходные помещение проветривается, убирается для обеспечения безопасных условий. Пока было принято решение работать таким образом до середины апреля. Потом будем решать, продлевать или нет.

Почти все отделы были переведены на половинную удаленную работу, потому что такой формат позволяет сотрудникам не пересекаться и при этом выполнять своевременно свою работу. Есть работа с документами, физической почтой, которую из офиса не увезешь. 

Даже находясь в офисе, мы работаем удаленно в техническом плане. Работаем на удаленных серверах, у сотрудников есть к ним доступ. Поэтому неважно, из какого места работает человек – дома он точно так же подключается к серверу без потери функциональности. Также у нас установлено приложение, с помощью которого можно принимать и совершать звонки, переадресовывая их с внутреннего телефона в офисе на личный мобильный. И точно так же можно звонить со своего смартфона, как будто ты звонишь из офиса. 

Для проведения совещаний используем Skype. Мы и до этого достаточно активно пользовались этим инструментом, так как проводим планерки с офисами в других странах. 

График работы не изменился. А объем и продолжительность рабочего дня сейчас зависят не от удаленной работы, а от общего замедления бизнес-активности в мире. Работать стало немножко сложнее из-за замедления коммуникации. Сейчас нужно ждать, пока кто-то ответит. Но, учитывая угрозы, это не очень большая цена за спокойную работу и наше здоровье. 

—

Настали времена взвешенных решений и, вместе с тем, быстрых действий. Если руководитель сегодня позаботится о своей команде, то завтра команда может ответить ему тем же, выполняя задачи быстрее, эффективнее, предлагая новые решения. Опыт наших героев показывает, что и на удаленке можно работать эффективно. Так что не стоит этого бояться. Успехов!

Мне понравилась статья Поделиться статьей Скопировать ссылку

Вы можете поделиться статьёй