Что не так с вашими бизнес-процессами и как устранить узкие места

Время чтения: 5 минут (-ы)

Для успеха современного бизнеса мало удовлетворять потребности клиентов. Технологии, команда, стратегия – ошибки могут быть на любом уровне, и важно отследить их вовремя и исправить. Генеральный директор ООО «Таимгруп Интернэшнл» (бренды PANDORA, TOUS, I’M) Симоненко Евгений поделился советами, основанными на более чем 20-летнем управленческом опыте.

МТБанк поддерживает развитие предпринимательской среды в Беларуси в том числе, в качестве генерального партнера клуба «Про Бизнес» – бизнес-сообщества предпринимателей и руководителей. Здесь активные и инициативные люди могут найти единомышленников, приобрести знания и полезное вовлеченное окружение, а также обменяться актуальным опытом.
В рамках клуба «Про Бизнес» состоялась встреча участников клуба, где выступил Евгений Симоненко.

МТБлог сделал обзор выступления и делится ценными рекомендациями.

О спикере

Евгений Симоненко – магистр экономики, сертифицированный бизнес-тренер. За последние 20 лет Евгений работал менеджером с такими брендами как Pepsi, Henkel, Милавица, Синэво, Pandora. Помимо работы над бизнесом, менеджер постоянно работает над собой: в личных достижениях Iron man и кросс-континентальный марафон “Босфор-2022”.

В своем выступлении Евгений Симоненко рассказывает о стратегически важных моментах для достижения целей любого бизнеса.

Причины разрыва между целями и полученным результатом бизнеса

Евгений Симоненко считает, что структура бизнеса основана на 4 ступенях, каждая из которых взаимосвязана с остальными:

Менеджеры высшего звена отвечают за замысел бизнеса, его идею. Замысел удовлетворяет “хотелки” клиента.

Центральный офис занимается реализацией проекта. Именно центральный офис формирует команды, которые разрабатывают бизнес-процессы, необходимые для осуществления задуманной идеи.

Менеджеры среднего звена разрабатывают технологические карты, устанавливают KPI. На этом уровне администрация занимается обеспечением команд всем необходимым для реализации проекта.

А исполнители реализовывают конкретные операции.

При этом основатели занимаются построением культуры и кадровой политикой, которая влияет на всю структуру. Именно основатели задают тон, образ, который видит как команда, так и клиенты.

Задачи менеджеров и исполнителей

Менеджер в этой системе работает над тем, чтобы осуществился замысел. Замысел – это и есть понимание результата проекта. Идея может быть реализована разными способами. И именно менеджер находит решение, которое в виде конкретных задач передается исполнителю.
Вторая задача менеджера – контроль отклонений.

После получения промежуточных результатов важно заметить нюансы, недочеты, недоработки, которые могут помешать реализации замысла. И дать корректировки к задачам в виде обратной связи.

Исполнитель же отвечает за выполнение поручений менеджера, то есть совершает конкретные действия и предоставляет промежуточный результат менеджеру.

Ключевые моменты в этой структуре, которые не позволяют ошибкам случиться:

● Постановка Задач
● Регулярный Контроль
● Корректирующая обратная связь

Почему может быть ступор в команде?

Генеральный директор ООО «Таимгруп Интернэшнл» и ментор IT Start up проектов Евгений Симоненко считает, что две главных загвоздки – это “Не хочу” и “Не знаю”:
“Если член команды чего-то не знает, то у него должна быть возможность закрыть этот пробел. Такой сотрудник вовлечен и инициативен, занимает активную позицию и готов преодолевать трудности в работе, улучшать результаты.

Если вы столкнулись с нежеланием выполнять какую-либо задачу в команде, то это вопрос мотивации и вовлечения сотрудника в процессы бизнеса. Здесь важно разобраться, в связи с чем возникла демотивация. Причиной может быть предшествующий негативный опыт, токсичная атмосфера в коллективе, недомолвки с руководителем, неоправданные финансовые ожидания или неудовлетворенность условиями труда.

Еще одна возможная причина – недостаточно сложные и интересные задачи. Для развития всегда нужно добавлять что-то новое, мотивирующее и, возможно, креативное”.

Вовлечение персонала в бизнес компании

Согласно методике А. Волобуевой, есть четыре драйвера Механизма вовлеченности:

Краткосрочные: эмоции, действие;

Долгосрочные: смысл, видение.

Для того чтобы отслеживать вовлеченность персонала, необходимо пользоваться следующими инструментами:

• Система обратной связи на всех уровнях структуры компании;
• Оценка вовлеченности персонала eNPS (Employer net promoter score);
• Принципы коммуникации в компании – формат открытого микрофона;
• Развитие компетенций;
• Мозговые штурмы, стендап во время проведения митингов и спринтов.

Двусторонняя обратная связь: что это и зачем?

Двусторонняя обратная связь – это форма, которую заполняют сотрудник и руководитель. Она создана для того чтобы понять цели, желания, настроения сотрудника, максимально эффективно использовать его навыки в целях бизнеса, при этом развивая и мотивируя самого сотрудника.

В форме обратной связи сотрудник отвечает на вопросы руководителю по четырем темам, а итог подводит сам менеджер:

• Рост и развитие
• Коммуникация/взаимодействие
• Мотивация
• Возможности и ограничения
• Резюме – заполняет руководитель, подытоживая полученную информацию

По сути, такая форма может стать хорошей профилактикой профессионального выгорания и даже стать неплохой заменой коуча. Ответы на вопросы – это рефлексия по поводу карьеры, взаимоотношений с коллективом и руководителем, отслеживание настроений, желаний и чувств, которые касаются как работы, так и целей по жизни в целом.

Итогом формы обратной связи станут:

• Понимание ценности сотрудника, его сильных и слабых сторон
• Выявление актуальных проблем
• План действий

Employee Net Promoter Score (eNPS)

Этот инструмент направлен на получение информации о компании, лояльность сотрудников к ней.

Цели:

• Проведение детального опроса и анализа всех сотрудников компании с целью оценки текущей ситуации;
• Формирование плана действий по изменению/улучшению ситуации;
• Держать руку на пульсе, не попасть в турбулентность;
• Профилактика возможных проблем;
• Определение новых возможностей для компании;
• Использование ОС, как инструмента взаимодействия с сотрудниками.

В отличие от формы обратной связи, это исследование дает оценку компании с точки зрения сотрудников о привлекательности компании, уровне мотивации сотрудников, эффективности работы и адаптации, внутренних коммуникациях.

Круглый стол

Формат круглого стола подразумевает неформальную встречу с сотрудниками для обсуждения разных вопросов. Евгений Симоненко считает, что проводить такое мероприятие с командой необходимо 1 раз в квартал, а целей может быть сразу несколько:

• Подведение квартальных итогов. Планы на следующий квартал;
• Обратная связь по всем процессам;
• Обсуждение проблемных зон и инцидентов;
• Обсуждение инициатив и изменений для улучшения взаимодействия и процессов;
• Информирование об изменениях.

В результате вы получаете повышение уровня коммуникаций между сотрудниками BO и FO и информирования команды, вовлечение работников в процессы компании и обратную связь по процессам.

Формат «Открытый Микрофон»

Еще один способ получить больше информации о компании, команде и процессах – это Открытый микрофон. Во время такого мероприятия директор компании встречается с сотрудниками офиса, представителями из розницы для обсуждения разных вопросов. Период проведения – 1 раз в полгода.

Генеральный директор ООО «Таимгруп Интернэшнл» и выпускник Лондонской школы Евгений Симоненко отмечает, что на Открытом микрофоне уместно подвести итоги и обсудить проблемные зоны бизнеса, честно и открыто ответить на вопросы сотрудников и наладить как внутреннюю, так и внешнюю коммуникации.

В результате повышается проинформированность сотрудников и лояльность к компании, налаживаются связи между подразделениями, а также менеджмент получает больше информации о процессах.

Способы устранения узких мест

Для исправления ошибок и латания дыр нужно о них знать. Для обнаружения проблем помогут следующие способы:

• Idea generation – мозговой штурм на определенную тему.
• Kill the Company – метод определения угрозы, ее уровня влияния, поиск инновационных решений для избавления от угроз.
• GROW – методика достижения целей, где G – goal – цель, R – reality – условия, которые вас окружают, O – options – возможности, и W – way forward – намерения или путь следования. На каждом из этапов вы задаете конкретизирующие вопросы, которые делают задачи и цели ясными, простыми и понятными для исполнения.
• 5 Почему – метод анализа проблем для выявления глубинных причин. Необходимо задавать вопрос “Почему?” до тех пор, пока для решения не понадобится одного действия.

Менеджмент бизнеса складывается из множества кирпичиков, за каждым из которых нужен контроль и уход. МТБлог же старается ответить на все вопросы бизнеса и предоставить максимум информации для того, чтобы вы развивались и учились на чужих ошибках.

Читайте нас в Telegram первыми узнавайте о новых статьях!