Как провести онбординг сотрудников: приёмы, которые работают в компаниях любого калибра

Незнание всегда влечет за собой страхи. Поэтому выход на новую работу – это большой стресс. Какая атмосфера в коллективе, понравлюсь ли я коллегам и начальству, смогу ли приспособиться к условиям, соответствую ли я ожиданиям и справлюсь ли с задачами? Новичка всегда одолевает множество сомнений, поэтому период адаптации на новом месте очень важен.

Качественный онбординг гарантирует быстрое и эффективное приспособление сотрудника к новым условиям. Сегодня расскажем все об этом процессе.

Что такое онбординг?

Онбординг – это не одно действие, не метод и не перечень советов. Это комплекс мер, которые принимаются в компании для адаптации новых коллег. Сюда входит вводное обучение, знакомство с компанией, ее правилами и принципами, инструктажи, поддержка и опека HR-специалиста и еще уйма всего.

Цель у онбординга одна – сделать так, чтобы новый сотрудник быстро и легко приспособился к новому месту работы. Согласно исследованию кадрового агентства  Robert Half & Associates, 28% сотрудников увольняются в течение первых 90 дней, то есть во время испытательного срока. Чтобы люди оставались в компании, онбординг и нужен.

Почему это важно?

• Компания тратит ресурсы на привлечение новых сотрудников;
• Компания тратит ресурсы на обучение новых сотрудников и их адаптацию;
• Коллектив тоже испытывает стресс из-за нехватки специалиста в коллективе;
• Стресс из-за появления нового сотрудника в процессах коллектива;
• Чем быстрее новый сотрудник освоится, тем быстрее он будет эффективно работать, следовательно, будет приносить компании прибыль.

Основные этапы и инструменты онбординга

Адаптация нового сотрудника начинается задолго до его прихода. Непосредственный руководитель вместе с HR-специалистом должны разработать план по погружению новичка в процессы команды.

Первый этап. Подготовка к выходу нового сотрудника

До того, как провести онбординг нового сотрудника, руководитель подразделения и HR-специалист должны собрать все необходимые материалы и продумать мелочи, которые могут раздражать как новичка, так и коллектив.

• Выберите дату выхода на работу нового коллеги. Время выхода должно быть позже начала рабочего дня, чтобы была возможность подготовиться, учесть все нюансы.
• Создайте руководство по работе: информация о компании (миссия, принципы, ценности, история, основные направления и продукты), как выстроены процессы, к кому обращаться по определенным вопросам, где брать информацию и что можно изучить дополнительно.
• Подготовьте рабочее пространство: оборудование, программное обеспечение, доступ к необходимым ресурсам, канцтовары, место для личных вещей.
• Составьте план для нового сотрудника на ближайшие 1-3 недель. В плане должны быть задачи, лица, к которым можно обратиться с вопросами, источники данных и даты сдачи задач.

Второй этап. Выход на работу

Ответственный и значимый. Как говорится, у нас есть только одна возможность произвести первое впечатление. И здесь это работает в обе стороны.

• Знакомство. Представьте коллегам нового сотрудника, расскажите, как и с кем он будет взаимодействовать, к кому обращаться с какими вопросами. Если кого-то не было на работе или вы работаете удаленно, то сделайте рассылку.
• Старт-пакет. Обычно это корпоративные сувениры, которые будут полезны для работы, а также повышают лояльность к компании. Кружка, блокнот, ручка, худи и т.д. – совмещаем приятное с полезным.
• Проведите экскурсию по офису или онлайн-экскурсию по компании. Пусть первый день будет путешествием с приятными впечатлениями.
• Не забудьте о документах. Перечень должен быть в отделе кадров. Вместе с инструктажем о безопасности, NDA и прочими техническими штуками.
• Добавьте новичка во все каналы коммуникации. Доступ к корпоративной почте, общие чаты. Руководитель или HR-специалист должны разослать приветственное сообщение, которое не будет смущать новичка, но представит его и познакомит с коллегами.
• Расскажите о продуктах и клиентах, познакомьте сотрудника со структурой компании и основными процессами.
• Обозначьте правила общения и поведения. Обращение на “ты” или “вы”, используется ли отчество, по какому графику работает команда, можно ли работать из дома, есть ли возможность для релокейта, как строится график отпусков и когда обед.
• Расскажите об обязанностях и своих ожиданиях от работы нового сотрудника. Как ставятся задачи, контролируются и принимаются. Дайте несколько задач на ближайшую рабочую неделю с точными дедлайнами и понятными вводными.
• Определите, в каких случаях к вам можно обращаться за поддержкой. Что вы можете предоставить новому сотруднику сейчас и/или всегда в рабочее время.

Первый рабочий день должен быть легкой и веселой версией обычного рабочего процесса. Если вы создадите благоприятную атмосферу, сможете заинтересовать рабочим местом и условиями, то новому коллеге захочется постараться, чтобы пройти испытательный срок.

Третий этап. Первая рабочая неделя

За этот период необходимо максимально точно согласовать все сроки и прояснить все условия. Чтобы не было завышенных ожиданий или слишком сложных задач. Чем меньше поводов для разочарования, тем выше вероятность, что сотрудник останется в компании надолго.

Этот этап называется Induction или введение в должность. Это логичное продолжение онбординга и введение не только в рабочие задачи, но и в место, в коллектив.

• Встреча с HR-менеджером. Обсуждения плана адаптации на 2-3 месяца. Согласование условий.
• Встреча с непосредственным руководителем. Обсуждения обязанностей, текущих задач, планов на месяц, полгода, год.
• Встречи или онлайн-конференции 1:1 с коллегами. Знакомство, выяснение ролей, обязанностей и взаимодействия.
• Можно попросить нового коллегу представить презентацию о себе: биография, увлечения, опыт работы, экспертиза, рабочие и личные принципы, видение своей миссии и цели в компании.

Дальше идет процесс адаптации, который занимает от 3 месяцев до года. Однако задачи онбординга здесь не заканчиваются.

Четвертый этап. Анализ

Сотрудник вышел на работу, а мы должны проверить себя. Все ли мы сделали верно, где возникли вопросы, неловкие моменты или нехватка ресурсов?

• Оцениваем план онбординга, анализируем, как проходит подготовка к приходу сотрудника и его внедрение.
• Продолжаем поддерживать нового коллегу и интересоваться его состоянием, ведением задач.
• Оцениваем затраченные ресурсы. На что уходит больше времени, чем планировалось, и почему, как это можно исправить.
• Отслеживаем успехи и сложности сотрудника, хвалим за достижения, помогаем в трудных моментах.
• Составляем план задач по улучшению процесса и внедряем его.

Дальше – проще. Действуем по плану и стараемся помогать, предупреждать затруднения и поддерживать вовремя.

Особенности онбординга на удаленке

С переходом на удаленную работу процесс онбординга может затянуться. Все-таки сотрудники гораздо реже видятся друг с другом, а могут не встречаться вовсе. В этой ситуации есть свои плюсы и минусы. Обратите внимание на следующие моменты:

• Личное общение. Человеку на удаленной работе уделяется гораздо меньше внимания. Не забывайте спрашивать, все ли хорошо, поддерживайте общение так, как вы бы общались в офисе. Хотя бы старайтесь.
• Без личного знакомства гораздо сложнее обращаться к коллегам. Поэтому уделите время на онлайн-встречи всей командой и коллег по отдельности, чтобы не возникало неловкости при появлении вопросов.
• Обозначьте все правила в личном разговоре с новичком. Можно ли писать в чат проекта шутки или вести полемику, нужно ли тегать конкретного человека в общем чате или лучше писать ему лично. Все эти вопросы помогут уменьшить раздражение.
• Почаще сбивайте градус напряжения. В онлайне, особенно в переписке интонации могут быть считаны иначе. Поэтому полные предложения, точные формулировки и максимально искренний тон избавит от домыслов.
• Больше конкретики. Не спрашивайте “Как дела?”, а спросите, какие могут возникнуть вопросы по задаче, что смущает и что можно пояснить.
• На удаленке часов не наблюдают. Соблюдайте рабочий график. Цените свое время и время коллег. Рабочие вопросы только в рабочее время. Если необходимо поработать сверхурочно, то проанализируйте, почему возникла такая ситуация.
• Попросите нового коллегу описать, что он получил за время онбординга. Его восприятие компании, коллектива и ближайших коллег, как он понимает задачи и как расставляет рабочие приоритеты. Это поможет понять, все ли вы делаете верно, успешно ли проходит онбординг.

У удаленной работы много нюансов. Самое важное, что теряет сотрудник на работе из дома – это ощущение работы в команде. Исправить это поможет внимание. Интересуйтесь коллегой, проводите командообразующие онлайн-мероприятия, встречайтесь с коллегами удаленно как можно чаще и поддерживайте их.

Успешные примеры онбординга известных брендов

Многие крупные компании используют для более плавного онбординга метод buddy. Это коллеги-приятели, которые помогают освоиться в компании, менторят новичка в определенное время за определенную надбавку к зарплате и следят за его погружением в работу.

Например, в Ikea наставник в первый день помогает оформить документы, проводит инструктаж и сам знакомит с политикой компании и коллегами. Плюс такого подхода в том, что для новичка меньше стресса. Информацию он получает от одного человека, а не из разных источников, и общаться с ним он может на равных. Приятель-ментор дальше поддерживает и помогает с рабочими задачами. Неформальный подход способствует более открытому и искреннему общению.

Игровой формат. Все новые сотрудники Ikea должны пройти квест по магазину. В рамках игры за несколько часов новичку нужно пройти маршрут с заданиями: сделать селфи с продукцией, узнать у коллег, чем они занимаются, найти определенный предмет. Такая подача информации помогает быстрее усвоить материал.

Lamoda тоже использует подход buddy. Тут напарник не столько вводит в курс дела, сколько является одним окном для нового коллеги. Его опыта и компетенций должно хватать, чтобы отправить нового сотрудника к опытному коллеге за конкретным микросервисом. К нему же новичок обращается, чтобы узнать о стиле общения, выяснить нюансы поведения и подхода к коллегам.

Facebook для адаптации отправляет сотрудников на обучение в корпоративный лагерь на полтора месяца. После этого новички сами выбирают команду, в которой хотят работать.

IBM создали двухгодичный курс онлайн-обучения Succeeding@IBM, где новые сотрудники получают информацию о компании, стратегии, ресурсах и функционале.

Google в процессе онбординга сотрудников делает упор на приобщение к корпоративной культуре. Здесь есть техподдержка для новичков – площадка NEHEN, где коллега может задать любой вопрос.

Заключение

Для эффективного онбординга сотрудника важнее всего чуткость и такт. Проявляйте внимание к новому коллеге, реагируйте на его успехи, просьбы, вопросы и сложности. Покажите, что вы заинтересованы в человеке, что он вам нужен. Так, вероятность его ухода снижается в разы.

Внимание – залог качественного общения и взаимопонимания между сотрудником и компанией. Используйте это в работе.

Мне понравилась статья Поделиться статьей Скопировать ссылку

Вы можете поделиться статьёй