Сотрудники на удаленке. Как проверить эффективность, и есть ли она вообще?
Недавно социальная сеть Twitter предложила своим сотрудникам не возвращаться в офисы после окончания карантина. Facebook, Amazon, Google и Microsoft тоже не собираются возвращать всех работников в свои офисные помещения. Работа из дома для некоторых компаний – уже не вынужденная мера, а обычное дело. За последние пару месяцев мир сильно изменился, а под него подстроился и бизнес. Но как проверить работу сотрудников, если они не рядом? Как измерить эффективность и проконтролировать рабочее время? Давайте разбираться вместе.
Плюсы и минусы удаленной работы
Для любой компании перевод офиса на удаленную работу – это не только трудности, но и новые возможности. В переходный период важно минимизировать потери и попытаться превратить даже минусы в плюсы.
Возможности:
- Протестировать новый формат работы. Вероятно, потом можно будет не снимать офис вовсе или выбрать помещение поменьше, тем самым сэкономив на аренде.
- Проверить сотрудников на прочность. Каждый начальник желает знать, кто самое сильное и самое слабое звено в команде. В такой ситуации как раз и проявляются те, кто филонит на рабочем месте, самые стрессоустойчивые специалисты и лидеры.
- Самостоятельность. Сотрудник должен четко понимать, что он делает и для чего (свою роль и цель). Если с этим все хорошо, то в удаленном режиме он будет ответственно принимать решения и подходить к решению задач, тем самым сократив нагрузку на своего руководителя.
- Экономия времени. Ведь на «удаленке» не нужно тратить время на дорогу в офис и обратно, на сборы.
- Экономия ресурсов. Помимо аренды, можно сэкономить на мебели, технике, канцтоварах, коммунальных расходах.
- Меньше рабочих междоусобиц. Коммуницировать на расстоянии сложнее, а значит, сложнее и плести интриги. Сотрудники будут тратить меньше времени и энергии на сплетни, ссоры и выяснения отношений. Еще больше времени для усердной работы!
Трудности:
- Адаптация. Чтобы перестроиться на новый формат работы, новое «рабочее место», уйдет время. И не факт, что все сотрудники смогут комфортно себя чувствовать. Для некоторых это действительно станет критичным моментом.
- Контроль. Следить за выполнением задач обязательно нужно. И если раньше можно было ходить по офису и заглядывать в мониторы работников, то теперь точно так же не получится. С другой стороны, если только так ваша команда эффективно работала, то вопрос вовсе не в контроле. Организовать его можно, и ниже мы расскажем о доступных инструментах.
- Замедление коммуникации. Сидя в одном помещении, коллега может задать вопрос и сразу же получить ответ. Когда все находятся по домам, этот процесс растягивается. Нужно позвонить, написать и дождаться ответа. Не факт, что сотрудник ответит моментально, ведь мы его не видим и не знаем, чем он занят в конкретную минуту.
- Рабочее время. Дома сложнее организовать свое рабочее время, потому что постоянно что-то отвлекает. То кот на клавиатуру ноутбука ляжет, то чайник закипит, то в домофон кто-то позвонит. О тайм-менеджмента для дома и офиса мы уже рассказывали тут.
Принципы эффективной удаленной работы
Тщательное планирование и перечень полезных инструментов помогут в организации удаленной работы сотрудников. Нам понадобятся общекомандные сервисы для коммуникации, программы для учета задач, планирования проектов и много терпения на время обучения и адаптации.
Несколько базовых правил для организации эффективной удаленной работы:
Всегда на связи. Самое важное правило на время удаленной работы – все сотрудники должны быть доступны в рабочее время в оговоренных каналах связи.
Как будем общаться? Пропишите регламент взаимодействия с сотрудниками на время «удаленки»: время работы, обеденный перерыв, какие каналы связи будут использоваться, для каких целей и как часто. Не забудьте прописать, что можно отправлять, писать, обсуждать в каждом канале, а что нет. И лучше предусмотреть меры для нарушителей, иначе каждый чат грозит превратиться в нескончаемый поток стикеров и мемов.
Поставь задачу – получи результат. Возьмите за правило каждое утро начинать с онлайн-планерки. Она поможет выполнить сразу несколько функций: поставить задачи на текущий день и на несколько дней вперед, узнать, какие сложности в работе возникают, настроить на рабочий лад. Если каждое утро проводить такую встречу – сотрудники точно не смогут спать до обеда.
Контроль выполнения задач. Если утром на планерке вы проговорили список задач на день, то к вечеру они должны быть завершены. Как проверить? Проще всего, если каждый сотрудник лично отправляет список выполненных задач своему руководителю. Ежедневная отчетность – это рутина, но она очень помогает проверить эффективность сотрудников и определить темп работы на будущее.
Трекинг рабочего времени. В начале рабочего дня каждый сотрудник может запускать таймер. На время чаепития, обеда – отключать. А если нужно отключиться на длительное время, то сначала это согласовывается с руководством. Здесь помогут таск-менеджеры и таск-трекинговые системы, подробнее о них ниже.
Поддерживаем боевой настрой! Создайте канал исключительно для неформального общения сотрудников между собой. И не забудьте выключить оповещения в таких чатах, чтобы не отвлекаться лишний раз.
Программное обеспечение для удаленной работы в организации
Slack — удобный менеджер для коммуникации. Создайте отдельные каналы для каждого рабочего процесса и один чат для обычного общения сотрудников. Это позволит не потерять важную информацию за потоками флуда и поднять настроение команде. Тут можно переписываться, обмениваться файлами и созваниваться.
Telegram — всем известный мессенджер. Здесь можно создать дополнительный канал, если у кого-то появятся проблемы со Slack, или выделить чат для развлечений, чтобы разграничить зоны общения.
Asana, Trello — удобные сервисы управления проектами. Ставьте задачи, следите за процессом выполнения, создавайте напоминания. Все участники процесса будут понимать, что и когда нужно сделать, а руководитель в реальном времени проконтролирует.
Teamline — планер для краткосрочных, мелких, операционных задач. Работает в Slack, то есть можно раздавать задачи прямо туда.
Missive — почтовый сервис для работы в команде. Это программа, в которую можно интегрировать разные почтовые ящики и чаты. То есть каждый сотрудник может видеть все свои входящие сообщения в одном месте. А еще коллеги могут вместе работать над одним письмом.
CakeHR — сервис для кадровой службы. Позволяет отметить, кто отсутствует на работе и по какой причине (больничный, отпуск, отгул). Здесь же сотрудники могут ставить себе цели на полугодие, на месяц. А потом следить за личным прогрессом.
Google-сервисы. Документы, таблицы, презентации, календарь и прочее. Все хранится в облаке, доступы можно раздавать как конкретным людям, так всем желающим.
Zoom, Google Meet, Skype – для видеовстреч.
Jira, Redmine, GitHub – трекинги рабочего времени и задач. Последний создан для разработчиков, для организации их работы и управления проектами.
Более подробный обзор программного обеспечения для работы вне офиса читайте тут.
Как компании контролируют эффективность работы?
Таисия Пожогина, специалист по связям с общественностью компании «5 элемент»:
«Как только эпидемиологическая обстановка в стране начала ухудшаться, офис компании стал постепенно переходить на удаленную работу. Однако стоит понимать, что есть подразделения, для которых удаленная работа не представляется возможной. Для их безопасности в офисе введено правило обязательного ношения масок, все кабинеты и санузлы оснащены антисептическими средствами, а количество человек, одновременно находящихся в кабинете, строго ограничено.
Работа тех, кто находится удаленно от офиса, уже давно налажена. Нам с коллегами удаётся оперативно решать все вопросы и поддерживать стабильную работу физических магазинов и онлайн-магазина. Обязательное правило – всегда быть на связи. Планерки и совещания внутри отдела проводим по видеосвязи, с этим трудностей не возникает. Единственно, что доставляет сложности, это бумажная работа. Тем, кто работает с документацией, периодически нужно все равно приезжать в офис. В таком случае договариваемся, чтобы не пересекаться и приезжать в разное время.
Для эффективной организации удаленной работы офиса в компании появились регламенты постановки задач и контроля результатов их выполнения. Ежедневно сотрудники, которые работают из дома, присылают своим линейным руководителям отчеты со списком сделанного.
Из внутренних лайфхаков для поддержки друг друга: каждое утро мы массово желаем друг другу доброго утра в чате отдела и шлем улыбочки :)».
Как привыкнуть к удаленной работе?
Мы спросили тех, кто из-за эпидемии работает из дома, с какими сложностями они столкнулись, как бороться с домашней прокрастинацией и как настроиться на рабочий лад.
Виталий Скопец, FE-developer PandaDoc:
«До этого никогда не работал на удаленке. Несмотря на то, что у меня есть рабочее место, дома работать крайне сложно, многие вещи отвлекают. Диван, холодильник, телевизор… Но работать нужно, поэтому рабочий день вместо 8 часов растягивается на 12.
Нужно четко планировать рабочие часы или цели на день, и только после их выполнения позволять себе отвлекаться. Как вариант, можно работать не в домашней одежде, а собираться, как в офис».
Ольга Шилак, PR-менеджер коммуникационного агентства ARS Communications:
«В целом «удаленка» для меня не стала шоковой терапией. Я довольно часто беру подработки, поэтому привыкла трудиться дома. Но трудности, разумеется, возникают, ведь теперь дома ты и работаешь full time, и отдыхаешь. Границы стираются, и переключаться с первого на второе становится сложно. Есть еще отягощающие обстоятельства в виде отсутствия офисной обстановки, которая априори настраивает на работу.
Как я справляюсь? Во-первых, никаких пижамных историй и работы на диване, в кровати, в обнимку с котом и далее по списку. Нужно создавать дома максимально рабочую атмосферу: пересесть за письменный стол, пижаму заменить на обычную одежду. Во-вторых, тайм-менеджмент. В айфоне есть замечательная программа «Напоминания»: составляешь список дел, «раскидываешь», когда и что нужно успеть, а умный телефон тебе об этом напоминает. Стараюсь так делать каждый день, чтобы соблазнов было меньше. Ее прелесть еще и в том, что по завершению ты видишь, сколько за сегодня успел. Есть объективные причины себя похвалить – пусть это будет в-третьих. В такое нелегкое время нам всем очень нужно себя подбадривать!»
Ян Маринич, Front-end разработчик:
«Понадобилось около двух недель, чтобы адаптироваться ко всем отвлекающим факторам, таким как еда, кровать, Netflix и прочее. В принципе, все неплохо, но не хватает рабочей атмосферы. Тут мне помогает ранний подъем и кофе, чтобы немного настроить себя на работу.
С коммуникацией все в порядке, осталась на том же уровне, но график теперь зависит от того, насколько ты дисциплинирован, он может быть прерывистым, если отвлекаться на что-то во время работы».
__
Сейчас можно сказать точно, что после глобального карантина мир уже не будет прежним. Компании станут приглашать меньше сотрудников на работу в офис, а выполнение задач из дома станет привычным форматом. Современные технологии вполне это позволяют.

По данным Белстата, 49,8% населения Беларуси в возрасте от 6 до 72 лет использовали сеть интернет для осуществления фин...

С успехом современного бизнеса неразрывно связана способность общаться с клиентами. Эффективное общение способствует не...

ABC-анализ – это мощный инструмент, который может помочь бизнесу увеличить свою прибыльность. Он основан на идее, что н...

Домашние любимцы не только могут вместе со своими хозяевами приходить на работу, но даже приносить пользу бизнесу. Мы с...