Недавно социальная сеть Twitter предложила своим сотрудникам не возвращаться в офисы после окончания карантина. Facebook, Amazon, Google и Microsoft тоже не собираются возвращать всех работников в свои офисные помещения. Работа из дома для некоторых компаний – уже не вынужденная мера, а обычное дело. За последние пару месяцев мир сильно изменился, а под него подстроился и бизнес. Но как проверить работу сотрудников, если они не рядом? Как измерить эффективность и проконтролировать рабочее время? Давайте разбираться вместе.

Плюсы и минусы удаленной работы

Для любой компании перевод офиса на удаленную работу – это не только трудности, но и новые возможности. В переходный период важно минимизировать потери и попытаться превратить даже минусы в плюсы.

Возможности:

  • Протестировать новый формат работы. Вероятно, потом можно будет не снимать офис вовсе или выбрать помещение поменьше, тем самым сэкономив на аренде.
  • Проверить сотрудников на прочность. Каждый начальник желает знать, кто самое сильное и самое слабое звено в команде. В такой ситуации как раз и проявляются те, кто филонит на рабочем месте, самые стрессоустойчивые специалисты и лидеры.
  • Самостоятельность. Сотрудник должен четко понимать, что он делает и для чего (свою роль и цель). Если с этим все хорошо, то в удаленном режиме он будет ответственно принимать решения и подходить к решению задач, тем самым сократив нагрузку на своего руководителя.
  • Экономия времени. Ведь на «удаленке» не нужно тратить время на дорогу в офис и обратно, на сборы.
  • Экономия ресурсов. Помимо аренды, можно сэкономить на мебели, технике, канцтоварах, коммунальных расходах.
  • Меньше рабочих междоусобиц. Коммуницировать на расстоянии сложнее, а значит, сложнее и плести интриги. Сотрудники будут тратить меньше времени и энергии на сплетни, ссоры и выяснения отношений. Еще больше времени для усердной работы!

Трудности:

  • Адаптация. Чтобы перестроиться на новый формат работы, новое «рабочее место», уйдет время. И не факт, что все сотрудники смогут комфортно себя чувствовать. Для некоторых это действительно станет критичным моментом.
  • Контроль. Следить за выполнением задач обязательно нужно. И если раньше можно было ходить по офису и заглядывать в мониторы работников, то теперь точно так же не получится. С другой стороны, если только так ваша команда эффективно работала, то вопрос вовсе не в контроле. Организовать его можно, и ниже мы расскажем о доступных инструментах.
  • Замедление коммуникации. Сидя в одном помещении, коллега может задать вопрос и сразу же получить ответ. Когда все находятся по домам, этот процесс растягивается. Нужно позвонить, написать и дождаться ответа. Не факт, что сотрудник ответит моментально, ведь мы его не видим и не знаем, чем он занят в конкретную минуту.
  • Рабочее время. Дома сложнее организовать свое рабочее время, потому что постоянно что-то отвлекает. То кот на клавиатуру ноутбука ляжет, то чайник закипит, то в домофон кто-то позвонит. О тайм-менеджмента для дома и офиса мы уже рассказывали тут.
Важно объяснить своим близким, что работа из дома – это не свободное время дома. Не нужно отвлекаться на бытовые дела, стоит соблюдать график и быть на связи с коллегами в одно время для оперативного решения задач.

Принципы эффективной удаленной работы

Тщательное планирование и перечень полезных инструментов помогут в организации удаленной работы сотрудников. Нам понадобятся общекомандные сервисы для коммуникации, программы для учета задач, планирования проектов и много терпения на время обучения и адаптации.

Несколько базовых правил для организации эффективной удаленной работы:

Всегда на связи. Самое важное правило на время удаленной работы – все сотрудники должны быть доступны в рабочее время в оговоренных каналах связи.

Как будем общаться? Пропишите регламент взаимодействия с сотрудниками на время «удаленки»: время работы, обеденный перерыв, какие каналы связи будут использоваться, для каких целей и как часто. Не забудьте прописать, что можно отправлять, писать, обсуждать в каждом канале, а что нет. И лучше предусмотреть меры для нарушителей, иначе каждый чат грозит превратиться в нескончаемый поток стикеров и мемов.

Поставь задачу – получи результат. Возьмите за правило каждое утро начинать с онлайн-планерки. Она поможет выполнить сразу несколько функций: поставить задачи на текущий день и на несколько дней вперед, узнать, какие сложности в работе возникают, настроить на рабочий лад. Если каждое утро проводить такую встречу – сотрудники точно не смогут спать до обеда.

Контроль выполнения задач. Если утром на планерке вы проговорили список задач на день, то к вечеру они должны быть завершены. Как проверить? Проще всего, если каждый сотрудник лично отправляет список выполненных задач своему руководителю. Ежедневная отчетность – это рутина, но она очень помогает проверить эффективность сотрудников и определить темп работы на будущее.

Трекинг рабочего времени. В начале рабочего дня каждый сотрудник может запускать таймер. На время чаепития, обеда – отключать. А если нужно отключиться на длительное время, то сначала это согласовывается с руководством. Здесь помогут таск-менеджеры и таск-трекинговые системы, подробнее о них ниже.

Поддерживаем боевой настрой! Создайте канал исключительно для неформального общения сотрудников между собой. И не забудьте выключить оповещения в таких чатах, чтобы не отвлекаться лишний раз.

Хорошим помощником в контроле за эффективностью сотрудников могут стать CRM-системы.

Программное обеспечение для удаленной работы в организации

Slack — удобный менеджер для коммуникации. Создайте отдельные каналы для каждого рабочего процесса и один чат для обычного общения сотрудников. Это позволит не потерять важную информацию за потоками флуда и поднять настроение команде. Тут можно переписываться, обмениваться файлами и созваниваться.

Telegram — всем известный мессенджер. Здесь можно создать дополнительный канал, если у кого-то появятся проблемы со Slack, или выделить чат для развлечений, чтобы разграничить зоны общения.

Asana, Trello — удобные сервисы управления проектами. Ставьте задачи, следите за процессом выполнения, создавайте напоминания. Все участники процесса будут понимать, что и когда нужно сделать, а руководитель в реальном времени проконтролирует.

Teamline — планер для краткосрочных, мелких, операционных задач. Работает в Slack, то есть можно раздавать задачи прямо туда.

Missive — почтовый сервис для работы в команде. Это программа, в которую можно интегрировать разные почтовые ящики и чаты. То есть каждый сотрудник может видеть все свои входящие сообщения в одном месте. А еще коллеги могут вместе работать над одним письмом.

CakeHR — сервис для кадровой службы. Позволяет отметить, кто отсутствует на работе и по какой причине (больничный, отпуск, отгул). Здесь же сотрудники могут ставить себе цели на полугодие, на месяц. А потом следить за личным прогрессом.

Google-сервисы. Документы, таблицы, презентации, календарь и прочее. Все хранится в облаке, доступы можно раздавать как конкретным людям, так всем желающим.

Zoom, Google Meet, Skypeдля видеовстреч.  

Jira, Redmine, GitHub – трекинги рабочего времени и задач. Последний создан для разработчиков, для организации их работы и управления проектами.

Более подробный обзор программного обеспечения для работы вне офиса читайте тут.

Как компании контролируют эффективность работы?

Таисия Пожогина, специалист по связям с общественностью компании «5 элемент»:

«Как только эпидемиологическая обстановка в стране начала ухудшаться, офис компании стал постепенно переходить на удаленную работу. Однако стоит понимать, что есть подразделения, для которых удаленная работа не представляется возможной. Для их безопасности в офисе введено правило обязательного ношения масок, все кабинеты и санузлы оснащены антисептическими средствами, а количество человек, одновременно находящихся в кабинете, строго ограничено.

Работа тех, кто находится удаленно от офиса, уже давно налажена. Нам с коллегами удаётся оперативно решать все вопросы и поддерживать стабильную работу физических магазинов и онлайн-магазина. Обязательное правило – всегда быть на связи. Планерки и совещания внутри отдела проводим по видеосвязи, с этим трудностей не возникает. Единственно, что доставляет сложности, это бумажная работа. Тем, кто работает с документацией, периодически нужно все равно приезжать в офис. В таком случае договариваемся, чтобы не пересекаться и приезжать в разное время.

Для эффективной организации удаленной работы офиса в компании появились регламенты постановки задач и контроля результатов их выполнения. Ежедневно сотрудники, которые работают из дома, присылают своим линейным руководителям отчеты со списком сделанного.

Из внутренних лайфхаков для поддержки друг друга: каждое утро мы массово желаем друг другу доброго утра в чате отдела и шлем улыбочки :)».

Как привыкнуть к удаленной работе?

Мы спросили тех, кто из-за эпидемии работает из дома, с какими сложностями они столкнулись, как бороться с домашней прокрастинацией и как настроиться на рабочий лад.

Виталий Скопец, FE-developer PandaDoc:

«До этого никогда не работал на удаленке. Несмотря на то, что у меня есть рабочее место, дома работать крайне сложно, многие вещи отвлекают. Диван, холодильник, телевизор… Но работать нужно, поэтому рабочий день вместо 8 часов растягивается на 12.

Нужно четко планировать рабочие часы или цели на день, и только после их выполнения позволять себе отвлекаться. Как вариант, можно работать не в домашней одежде, а собираться, как в офис».

Ольга Шилак, PR-менеджер коммуникационного агентства ARS Communications:

«В целом “удаленка” для меня не стала шоковой терапией. Я довольно часто беру подработки, поэтому привыкла трудиться дома. Но трудности, разумеется, возникают, ведь теперь дома ты и работаешь full time, и отдыхаешь. Границы стираются, и переключаться с первого на второе становится сложно. Есть еще отягощающие обстоятельства в виде отсутствия офисной обстановки, которая априори настраивает на работу.

Как я справляюсь? Во-первых, никаких пижамных историй и работы на диване, в кровати, в обнимку с котом и далее по списку. Нужно создавать дома максимально рабочую атмосферу: пересесть за письменный стол, пижаму заменить на обычную одежду. Во-вторых, тайм-менеджмент. В айфоне есть замечательная программа “Напоминания”: составляешь список дел, “раскидываешь”, когда и что нужно успеть, а умный телефон тебе об этом напоминает. Стараюсь так делать каждый день, чтобы соблазнов было меньше. Ее прелесть еще и в том, что по завершению ты видишь, сколько за сегодня успел. Есть объективные причины себя похвалить – пусть это будет в-третьих. В такое нелегкое время нам всем очень нужно себя подбадривать!»

Ян Маринич, Front-end разработчик:

«Понадобилось около двух недель, чтобы адаптироваться ко всем отвлекающим факторам, таким как еда, кровать, Netflix и прочее. В принципе, все неплохо, но не хватает рабочей атмосферы. Тут мне помогает ранний подъем и кофе, чтобы немного настроить себя на работу.

С коммуникацией все в порядке, осталась на том же уровне, но график теперь зависит от того, насколько ты дисциплинирован, он может быть прерывистым, если отвлекаться на что-то во время работы».

__

Сейчас можно сказать точно, что после глобального карантина мир уже не будет прежним. Компании станут приглашать меньше сотрудников на работу в офис, а выполнение задач из дома станет привычным форматом. Современные технологии вполне это позволяют.

Читайте нас в Telegram и Яндекс.Дзен первыми узнавайте о новых статьях!